第十章　會計檔案

第一節(jié)　會計檔案的概念和內(nèi)容

一、會計檔案的概念

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

檔案是具有參考價值、經(jīng)過立卷歸檔集中保管起來的各種文件資料。會計檔案是會計事項的歷史記錄，是經(jīng)濟(jì)決策者進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策所需要依據(jù)的重要資料，同時，也是進(jìn)行會計檢查的重要資料。會計檔案是國家檔案的重要組成部分，是各個企事業(yè)單位重要檔案的內(nèi)容之一，各個單位必須根據(jù)財政部和國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度。保證會計檔案保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，切實把會計檔案管好用好，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

二、會計檔案的內(nèi)容

會計檔案的內(nèi)容是指會計檔案的范圍，具體包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計核算資料四個部分。

1.會計憑證：包括外來原始憑證、自制原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表等。

2.會計賬簿：包括總分類賬、各種明細(xì)賬、庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及備查賬等。

3.財務(wù)會計報告：包括財務(wù)指標(biāo)快報、中期財務(wù)會計報告（包括月度、季度、半年度財務(wù)會計報告）和年度財務(wù)會計報告，具體包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表和所有者權(quán)益變動表等主要會計報表、會計報表附注等。

4.其他會計核算資料：其他會計核算資料是指屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)，由會計部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)憑據(jù)及數(shù)據(jù)資料。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料。

三、電算化形式下的會計檔案

實行會計電算化的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁介質(zhì)保存會計檔案條件的單位，應(yīng)將保存在磁介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料視同會計檔案一并管理。

第二節(jié) 會計檔案的歸檔、保管及銷毀

一、會計檔案的歸檔

（一）會計檔案的裝訂

1.會計憑證的裝訂。會計憑證一般每月裝訂一次。會計憑證裝訂后，應(yīng)在每本憑證封面上填寫好憑證種類、起仡號碼、憑證張數(shù)，會計主管人員和憑證裝訂人員在在封面上簽章；同時，應(yīng)在憑證封面上編好卷號，按卷號順序入柜，并應(yīng)在顯露出標(biāo)明憑證種類編號，以便調(diào)閱。

2.會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿在年終辦理了年度結(jié)賬后，除跨年度連續(xù)使用的賬簿外，其他賬簿都應(yīng)按時整理立卷，其他賬簿都應(yīng)按時整理立卷，其裝訂要求在會計賬簿一章中已經(jīng)述及，不在贅述。3.財務(wù)會計報告的裝訂。財務(wù)會計報告編制完成并及時報出后，留存的財務(wù)會計報告應(yīng)按月裝訂成冊，謹(jǐn)防丟失。財務(wù)會計報告的裝訂要求如下：

（1）核對整理。裝訂前要按編報目錄核對財務(wù)會計報告是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，并防止折角。

（2）按順序進(jìn)行裝訂。財務(wù)會計報告的裝訂順序為封面——編制說明——各種會計報表（按會計報表的編號順序排列）——會計報表附注——封底。

（3）編號。各種財務(wù)會計報告應(yīng)根據(jù)其保管期限編制卷號。

4.其他會計核算資料的裝訂。屬于會計檔案構(gòu)成內(nèi)容的其他會計核算資料，也應(yīng)按照一定的規(guī)則、順序予以裝訂成冊。

（二）會計檔案的整理立卷

各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。會計檔案的整理要求有以下幾點：

1.分類標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一。一般將財務(wù)會計資料分成一類會計賬簿、二類會計憑證、三類會計報表、四類文字資料及其他會計核算資料。

2.檔案形成要統(tǒng)一。包括案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列都要統(tǒng)一。

3.管理要求要統(tǒng)一。要建立會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄。會計憑證要裝訂成冊，報表和文字資料應(yīng)分類立卷，其他零星資料要按年度排序并編裝訂成冊。

（三）會計檔案的歸檔

根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，單位當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由半單位會計機(jī)構(gòu)保管1年。期滿之后，應(yīng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。但出納人員不得兼管會計檔案。單位會計機(jī)構(gòu)向單位檔案部門移交會計檔案的程序是：（1）編制移交清冊，填寫交接清單；（2）在賬簿使用日期欄填寫移交日期；（3）交接人員按移交清冊和交接清單所列項目核查無誤后簽章。

移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，一般不得拆封，個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

二、會計檔案的保管

（一）、會計檔案的保管要求

會計檔案是重要的歷史資料，必須妥善保管。電算化會計檔案的保管還要注意采取防盜、防磁措施。

（二）會計檔案的保管期限

會計檔案的保管期限可分為永久和定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、和25年5類。會計檔案保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行�，F(xiàn)列示企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表

三、會計檔案的查閱和復(fù)制

會計檔案只為本單位使用，各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。外部查閱或復(fù)制會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或復(fù)制手續(xù)；本單位內(nèi)部人員查閱或復(fù)制會計檔案時，也應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能辦理有關(guān)手續(xù)。查閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案查閱、復(fù)制登記簿，查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、數(shù)量和借閱及歸還日期等情況都必須填寫清楚。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度、嚴(yán)格查閱、復(fù)制和收回手續(xù)，保證會計檔案的安全完整。

四、會計檔案的銷毀

（一）會計檔案的銷毀程序和辦法

單位會計檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照以下程序和辦法進(jìn)行：

1.本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計機(jī)構(gòu)共同鑒定，嚴(yán)格審查，提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

2.單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.單位銷毀會計檔案時，單位檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)應(yīng)共同派員監(jiān)銷；國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門和審計部門派員參加監(jiān)銷；財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

4.監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；會計檔案銷毀后，監(jiān)銷人和經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報告本單位負(fù)責(zé)人，另一份歸入檔案備查。

（二）保管期滿不得銷毀的會計檔案

對于保管期滿但未結(jié)清的債券債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，由檔案部分保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。

會計檔案的銷毀是一項嚴(yán)肅的工作，各單位必須嚴(yán)格按照《會計法》和《會計檔案管理辦法的管理》的規(guī)定進(jìn)行。故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告的行為，以及授意、指使、強(qiáng)令會計機(jī)構(gòu)、會計人員及其他人員故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告的行為，都是違法行為，如果構(gòu)成犯罪的，要依法追究刑事責(zé)任；尚不構(gòu)成犯罪的，也要承擔(dān)行政責(zé)任，違法單位和責(zé)任人員會受到相應(yīng)的行政出發(fā)和行政處分。